Penulisan surat resmi memerlukan adanya pedoman penyusunan yang jelas dan baku. Sudahkah Anda paham apa saja ketentuan yang harus diperhatikan?
Surat resmi terdiri atas beberapa jenis, salah satunya adalah surat undangan. Tak seperti surat undangan pada umumnya yang hanya ditulis menggunakan bahasa santai. Jenis surat undangan resmi ini harus ditulis berdasarkan kaidah tata aturan penulisan yang jelas. Untuk bisa menuliskannya dengan baik, silakan Anda perhatikan beberapa sub bab penjelasan seputar contoh surat undangan resmi tersebut berikut ini.
Kriteria Penulisan Surat Undangan Resmi yang Baik
Sebelum membahas mengenai contoh surat resmi dalam hal ini adalah undangan. Ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu beberapa kriteria penulisan yang tepat.
Kop Surat
Ketika Anda menulis contoh undangan yang sifatnya resmi, maka hal pertama yang harus diperhatikan adalah pengunaan ko surat. Biasanya kop tersebut tertera nama instansi pembuat surat dan tentu saja hal ini membedakan antara surat yang resmi dan tidak.
Tanggal, Nomor Surat dan Perihal
Setelah itu, silakan tulis tanggal pembuatan surat, nomor surat serta perihal pembuatan surat. Biasanya untuk beberapa jenis surat resmi akan ditulis pula jumlah lampiran dokumen ynag menyertai surat tersebut.
Isi dan Tujuan Penulisan Surat
Sampaikan tujuan penulisan surat secara jelas dan ringkas tanpa mengurangi penggunaan ragam baku. Lazimnya karena berbentuk undangan maka Anda harus menyertakan pula jadwal acara tersebut lengkap dengan beberapa ketentuan yang harus dipenuhi, misalnya dresscode.
Tanda Tangan dan Nama Terang
Terakhir surat resmi ini harus ditutup dengan tanda tangan dan nama terang pejabat yang bersangkutan. Hal ini menandakan bahwa surat tersebut resmi adanya dan dapat dipertanggung jawabkan segala informasi di dalamnya.
Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah
Contoh surat resmi kini banyak disediakan oleh berbagai platform media. Hal ini tentu dapat memudahkah Anda dalam mempelajari tata cara penulisannya, mulai dari undangan, lamaran kerja, surat resign dan berbagai macam jenisnya. Namun kali ini Anda akan disajikan informasi mengenai jenis surat undangan yang memiliki sifat resmi. Berikut adalah contoh surat undangan yang ditujukan kepada orang tua siswa dari lembaga pendidikan.
SMP NEGERI 2 JAKARTA
Jalan Pejambon No. 32 Jakarta
Telp. (023) 2334 4352; Fax. (023) 2334 4353; email: smpnegeri2jkt@gmail.com
Jakarta, 24 Mei 2019
Nomor : 122/S.Und./V/2019
Perihal : Undangan Rapat Orang Tua
Lampiran : –
Kepada:
Yth. Bapak/ Ibu Wali Murid Kelas VII, VIII, dan IX
SMP Negeri 2 Jakarta
di tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya kenaikan kelas, maka bersama dengan surat ini kami selaku lembaga pendidikan di lingkup Cabang Dinas Pendidikan Wilayah I mengharapkan kehadiran Bapak/ Ibu Wali Murid Kelas VII, VIII, dan IX, pada:
Hari, tanggal : Kamis, 26 Mei 2019
Waktu : Pukul 08.00 s/d selesai
Tempat : Aula SMP Negeri 2 Jakarta
Keperluan : Rapat Kenaikan Kelas
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami dari pihak lembaga sangat mengharapkan kehadiran Bapak/ Ibu Wali Murid Kelas VII, VIII, dan IX dengan tepat waktu dan tidak absen.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan untuk bisa ditindaklanjuti. Atas kehadiran Bapak/ Ibu kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMP Negeri 2 Jakarta
Bagus Pranata, S.Pd., M.Pd.
NIP. 1232 4121 341 2
Itu dia beberapa penjelasan mengenai surat formal beserta contoh undangan resmi yang bisa Anda jadikan referensi. Masih banyak ragam jenis surat formal tersebut, silakan Anda perluas lingkup bacaan Anda dari berbagai sumber yang relevan. Semoga bermanfaat.
